Получить отказное письмо на полки

В последние годы требования торговых сетей к документальному сопровождению товаров заметно ужесточились. Одним из часто запрашиваемых документов стало отказное письмо, подтверждающее, что продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия. Центр по сертификации товаров и услуг «СтандартСоюз» ежедневно помогает производителям и импортёрам разобраться в нюансах получения такого документа, чтобы продукция без лишних препятствий могла попасть на полки ведущих ритейлеров.

Что такое отказное письмо и для чего оно нужно

Отказное письмо — официальный документ, подтверждающий, что конкретный товар не попадает под обязательную сертификацию или декларирование по техническим регламентам Таможенного союза (ТР ТС), национальным стандартам (ГОСТ) или иным нормативным актам РФ. Для большинства торговых сетей, таких как «Лента», «Пятёрочка», «Магнит», «Ozon», «Wildberries», такой документ является обязательным приложением к договору поставки.

Зачем нужен этот документ:

• Подтвердить, что товар не требует сертификата соответствия или декларации (например, по ТР ТС 005/2011 «О безопасности упаковки», ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции» и др.).
• Упростить процедуру допуска продукции на полки магазинов, снизить риски возвратов и штрафов.
• Избежать ненужных затрат на оформление избыточных разрешительных документов.

Правовые основы оформления отказных писем

В работе с отказными письмами мы опираемся на ряд нормативных документов:

• Постановление Правительства РФ № 982 от 01.12.2009 (с изменениями) — утверждает перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации.
• Технические регламенты Таможенного союза (например, ТР ТС 004/2011, 005/2011, 007/2011, 010/2011 и др.).
• ГОСТы и ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности, например, ОКПД2 22.22.11.190 — тара пластмассовая прочая).
• Распоряжения Росаккредитации и Минпромторга РФ.

Документ оформляется на официальном бланке аккредитованного органа сертификации, зарегистрированного в Едином реестре Росаккредитации.

Когда требуется отказное письмо

Чаще всего отказное письмо просят в следующих случаях:

• При первичном вводе новой продукции на рынок.
• Для подтверждения импорта товаров, не подлежащих сертификации или декларированию.
• В рамках тендеров и государственных закупок.
• При перемещении товара между складами или при смене владельца.

Примеры товаров, для которых часто требуется отказное письмо:

Категория товара	Комментарий
Канцелярские товары (скрепки, кнопки)	Не подлежат обязательной сертификации по ТР ТС
Предметы декора (вазы, статуэтки)	Отказное письмо требуется для ритейла
Кухонные принадлежности из нержавеющей стали	Зависит от назначения, часто не попадают под ТР ТС 005/2011
Игрушки для животных	Не относятся к детским игрушкам, не требуют сертификации

Порядок получения отказного письма

Процесс получения отказного письма в нашем центре «СтандартСоюз» включает несколько этапов:

1. Заявка и консультация. Вы предоставляете нам описание товара, ТН ВЭД, фотографии, назначение и область применения. Мы бесплатно консультируем по необходимости оформления отказного письма.
2. Анализ нормативной базы. Наши эксперты проверяют товар по актуальным перечням и техническим регламентам, определяют, требуется ли обязательная сертификация.
3. Подготовка проекта документа. На официальном бланке оформляется отказное письмо, с обязательной ссылкой на применимые нормативные акты и коды ТН ВЭД.
4. Регистрация и передача документа. Готовый документ подписывается экспертами и заверяется печатью органа сертификации, после чего передается заказчику в бумажном и/или электронном виде.

Перечень необходимых документов

Для подготовки отказного письма потребуются следующие сведения и документы:

• Наименование товара (полное и коммерческое).
• Описание (назначение, состав, область применения).
• Код ТН ВЭД (желательно, но не обязательно).
• Фотографии или техническая документация (инструкции, каталоги).
• Реквизиты заявителя (ИНН, ОГРН, адрес, контактное лицо).

Чем подробнее предоставленная информация — тем быстрее подготовим документ.

Сроки и стоимость оформления

Средний срок оформления отказного письма в «СтандартСоюз» — от 1 до 2 рабочих дней с момента предоставления полного комплекта документов. В отдельных случаях (редкие позиции, сложная номенклатура) требуется дополнительное согласование, что может увеличить срок до 3–4 дней.

Стоимость услуги зависит от сложности анализа и количества позиций в заявке. На 2024 год средняя цена оформления отказного письма составляет:

• Одна товарная позиция — от 2 500 до 3 500 рублей;
• Пакетное оформление (3–5 позиций) — от 5 000 рублей;
• Индивидуальные условия для объемных заявок.

Для постоянных клиентов и партнеров действует система скидок. Все оплаты оформляются официально, с предоставлением счета и договора.

Типовые вопросы и ответы

Вопрос	Ответ
Можно ли использовать копию отказного письма?	В большинстве случаев торговые сети требуют оригинал или заверенную копию с печатью органа по сертификации.
Сколько действует отказное письмо?	Обычно не имеет срока действия, если не поменялись нормативные акты и характеристики товара. Рекомендуется обновлять при изменениях в законодательстве.
Можно ли оформить письмо на импортный товар?	Да, отказное письмо выдается как на российскую, так и на импортную продукцию.
Какая ответственность за отсутствие документа?	Без отказного письма торговая сеть может не принять товар, возможны штрафы и возвраты, особенно при проверках контролирующих органов.
Отличается ли оформление для разных регионов РФ?	Нет, процедура едина по всей территории России, но требования конкретных ритейлеров могут различаться.

Практический опыт и кейсы

За 2023–2024 годы специалисты «СтандартСоюз» оформили более 700 отказных писем для различных категорий продукции. Приведём несколько реальных примеров:

• Для крупного поставщика декора и сувениров подготовлено 28 отказных писем для выхода на полки федеральной сети «Магнит». Срок оформления — 2 дня, без замечаний со стороны заказчика и ритейлера.
• Импортёр кухонной утвари (ТН ВЭД 7323930000 — изделия для кухни из нержавеющей стали) получил отказное письмо, после чего успешно заключил контракт с «Ozon».
• По запросу производителя хозяйственных товаров оформлено комплексное письмо на 12 позиций для участия в тендере, что позволило выиграть контракт на поставку в муниципальные учреждения.

Почему выбирают «СтандартСоюз»

Наши преимущества:

• Бесплатная консультация на этапе подготовки документов.
• Экспертный анализ по всем ТН ВЭД, ГОСТ, ТР ТС.
• Оперативность оформления (1–2 дня).
• Работаем по всей России, поддержка по телефону +7 (812) 409-41-50 или email: msk@standartsouz.ru.
• Опыт взаимодействия с крупнейшими торговыми сетями и госструктурами.

Если у вас остались вопросы или требуется оформить отказное письмо для допуска продукции на полки магазинов — обращайтесь, мы готовы помочь в кратчайшие сроки и с гарантией качества!